Как и любое другое деловое письмо welcome letter имеет обязательные и дополнительные реквизиты. Включите в приветственное письмо только ту информацию, которая не содержится в официальных документах: правилах внутреннего трудового дня, должностной инструкции, положении о структурном подразделении организации.
Перейти в начало
Содержание welcome letter
Адресат
- Фамилия, имя отчество (инициалы в сокращенном виде).
- Адрес, по которому соискатель проживает.
- Контактные данные (email, телефон).
- Данные о получателе в welcomeletterуказываются в соответствии с его резюме или на основании паспортных данных.
Формула приветствия в welcome letter
Начинается welcome letter с обращения и обоснования направление данного письма. В письме используется обращение, принятое в организации: по имени или имени, отчеству. Например:
Уважаемый Иван!
Поздравляем Вас с успешным прохождением собеседования на замещение вакантной должности администратора коммуникационных сетей!
Сведения об организации
- В настоящем разделе указывается миссия и основные ценности кампании
- Данные о структурном подразделении
- В двух-трех предложениях необходимо заявить о роли подразделения в деятельности организации.
Контакты непосредственного руководителя
Начните этот раздел с названия должности и имени руководителя: фамилия, имя и отчество. Если в организации принято обращаться по имени отчество указывать не нужно. Обязательно укажите рабочее место начальника (кабинет, офис), часы приема по производственным и личным вопросам, телефон, email или другие средства связи.
Условия трудоустройства
Сообщите новому сотруднику в welcome letter о его рабочем месте и передаваемом ему оборудовании. Здесь же указываются сроки ознакомления с правилами внутреннего трудового распорядка, положением о структурном подразделении, должностной инструкцией, кодексом корпоративной этике, положением о выплатах стимулирующего и компенсационного характера, предоставления необходимых документов для трудоустройства и т.п. Если оборудование и другие средства труда передаются сотруднику под материальную ответственность, обратите его внимание на этот факт и сообщите, как это будет оформлено юридически.
Сообщите о периодичности прохождения инструктажа по технике безопасности и охране труда, медицинского осмотра, аттестации, например по работе с определенным программным обеспечением. Установите конкретный срок для первичных процедур.
Организация рабочего времени
Если в организации допускается гибкий режим рабочего времени, поставьте новичка об этом в известность. Для начала укажите режим работы организации в целом, который может быть больше продолжительности рабочего дня отдельного сотрудника. Затем сообщите период в течение которого работник может начать рабочий день и уйти с работы. В этом случае, акцентируйте внимание, что продолжительность рабочего дня должна соответствовать установленным законодательствам нормам (8-ми, 6-ти часовой рабочий день) или правилам внутреннего трудового распорядка.
Сообщите в welcome letter о возможности сделать перерыв для отдыха и обеда. В случае, если ваша организация работает без обеденного перерыва также следует сообщить работнику с какого по какое время человек может пообедать и условие, что все сотрудники подразделения не должны устраивать перерыв одновременно.
Расскажите сотруднику о порядке предоставления различных отпусков, в том числе в случае временной нетрудоспособности.
В следующих частях: социальный пакет, контактные лица, фирменный стиль welcome letter и пример.
